Comment déléguer la première fois quand on est entrepreneur?

Quand on est entrepreneur et qu’on voit son chiffre d’affaire se développer et prendre une belle expansion, il arrive toujours un moment où on se trouve débordé. C’est en général à ce moment-là que l’on se demande : Comment déléguer pour la première fois quand on est entrepreneur ? 

Comment déléguer la première fois quand on est entrepreneur ?

Déléguer les tâches : mission impossible pour un entrepreneur qui se lance

Au début de mon activité, j’étais comme tous ces entrepreneurs débutants, ou autopreneurs, qui aiment tellement ce qu’ils font, qu’ils font absolument tout… Certes il est très plaisant au début de son activité dans l’entrepreneriat d’être la “femme chef d’orchestre”. 

On prend goût à apprendre à faire des montages vidéos. Les auto-entrepreneurs à leurs débuts sont souvent fiers (et j’en ai fait partie !) de créer eux-mêmes des infographies extrêmement chiadées. Un micropreneur ou un freelance qui débute, parce qu’il a encore des choses à se prouver, sera très fier d’avoir rédigé ses premiers articles de blog lui-même.

Une entreprise, pour un dirigeant qui se lance, c’est un peu comme son bébé, comme son nouveau-né qu’il veut protéger, ne pas lâcher, et en aucun cas confier à quelqu’un. 

En fait, la première fois que l’on va déléguer certaines tâches, on va le faire parce que l’on s’y sent obligé. On sautera à pieds joints dans la délégation parce que l’on y est contraint par le facteur temps. Parce que, tout simplement, on a atteint un point de non retour où on ne pourra plus accueillir de nouveau client si l’on continue à s’accrocher à toutes les tâches de notre entreprise comme un chien s’accroche à son os. 

Comment surmonter ses réticences à déléguer

Quand tu en es à ce stade critique de ton activité de freelance ou de coach, et que tu te retrouves à ne plus pouvoir accepter de client supplémentaire, l’heure est grave. Si tu te trouves enfermé dans un business où tu as la terrible impression d’échanger ton temps contre de l’argent, c’est qu’il est vraiment temps de constituer ton équipe en délégant certaines missions. 

Pour surmonter ta peur de déléguer, la première des choses à faire, en tant que chef d’entreprise, c’est de te demander pourquoi tu as peur de déléguer. Bien souvent, derrière cette angoisse de la délégation, se cache un manque de confiance, ou encore une peur de la réussite.  

Tout simplement, en tant que créateur d’entreprise, je suis prêt à exercer mon activité, mais j’ai besoin d’être sûr que je vais réussir. Et confier les rênes de certaines tâches à une tierce personne, c’est effrayant, car cela implique de ma part que je lâche du lest et que j’accepte de ne pas tout contrôler au sein de mon entreprise.

Avoir peur de la délégation

Mais au-delà de la confiance en soi, déléguer, cela fait peur également parce que cela implique un engagement financier. 

Quand on a créé son entreprise depuis seulement quelques mois, comme la majorité des entrepreneurs, et que l’on doit songer à la délégation, la question du budget est douloureuse. Quand le montant du chiffre d’affaires n’est pas stabilisé, il est effrayant de s’engager pour une longue durée auprès d’une tierce-personne. 

C’est pourquoi, quand la création d’entreprise est encore fraîche, ou lorsque l’on est un entrepreneur individuel, je recommande non pas de commencer directement par recruter une personne salariée. Mais bien par travailler avec un freelance qui propose de la prestation de services. 

Par ce biais, tu pourras déléguer des missions contre prestations rémunérées et ainsi diminuer ta charge de travail sans pour autant te sentir engagée auprès d’un prestataire externe.

Premières tâches à déléguer

Par quoi commencer quand on délègue est une question qui revient souvent. On se demande comment faire pour déterminer au mieux par quoi commencer quand on veut déléguer certaines tâches. 

Alors je ne conseille pas de commencer directement par déléguer des responsabilités. Ce que j’ai fait, quand j’ai délégué pour la première fois, c’est que je me suis posé une question très importante. Je me suis demandé quelles tâches j’étais prête à confier à un collaborateur.

J’ai donc ouvert mon outil d’organisation préféré (moi, je travaille avec “Notion”) et j’ai fait la liste de toutes les tâches qui :

• mangeaient littéralement mon temps
• m’étaient devenues pénibles
• me semblaient possible de déléguer cette tâche

En effet, pour pouvoir déléguer le travail, encore faut-il connaître la tâche que l’on veut confier à un collaborateur. Comme j’avais mené à bien mon entreprise durant des mois, je savais parfaitement ce que je voulais (et ce que je ne voulais pas). 

Et cette clarté préalable est je pense un indispensable à un processus de délégation réussi. Pour déléguer efficacement, connaître sur le bout des doigts la tâche que l’on veut confier à un collaborateur est un préalable indispensable… Au moins au début du processus de délégation.

Sur mon Notion, deux choses sont ressorties : j’étais fatiguée de poster sur Instagram, et je n’avais plus le goût d’écrire mes newsletters. Je pouvais donc facilement me libérer du temps si je parvenais à recruter un collaborateur compétent pour pouvoir poster sur Instagram à ma place. 

Oui, mais il y avait un hic… Sur Instagram, j’ai toujours posté de la THVA (id est du contenu à Très Haute Valeur Ajoutée). Comment allais-je faire pour trouver un collaborateur capable de créer du contenu aussi qualifié? Et sur quels critères le recruter afin qu’ils puisse mener à bien sa mission en toute fluidité ?

Sur quels critères recruter un collaborateur

Bien déléguer, c’est le rêve de tout chef d’entreprise à partir du moment où il accepte de perdre le contrôle pour mieux gagner du temps. 

Mais déléguer efficacement ne se fait pas à l’aveuglette. Cela requiert d’apprendre à déléguer. Et mieux déléguer, cela commence dès la phase de recrutement. 

Faire appel aux bonnes personnes est un art. Et je te conseillerai de ne surtout pas négliger cette étape du processus. 

Une fois que tu as listé toutes les choses que tu pourrais déléguer dans un premier temps, je te recommande de réfléchir au type de personne que tu souhaites recruter.

Tu peux recruter une seule personne qui soit ton “couteau-suisse”. Un assistant virtuel à qui tu pourras déléguer entièrement plusieurs aspects de ton business.

Pour ma part, j’ai choisi de recruter des profils assez spécialisés. J’ai identifié que parmi les choses que j’étais prête à déléguer, on pouvait distinguer deux types de tâches : la création du contenu, et l’organisation (ainsi que l’automatisation) de mon business. 

Parce que je voulais une création de contenu au top niveau, je préférais recruter une personne qui soit 100% focus sur cet aspect de mon activité. Séparer les délégations, trouver la bonne personne, avec les compétences requises, pour chaque type de mission, c’était bien sûr gage d’une meilleure gestion du temps, mais aussi l’assurance d’un résultat attendu au top niveau. 

Parmi mes critères de recrutement, il y avait certes les compétences (et surtout pas les diplômes, en lesquels je ne crois pas moi-même !), mais aussi et avant tout le leadership personnel.

Je veux dire par là qu’il était fondamental pour moi de recruter quelqu’un qui sache gérer ses émotions, et accepter la critique constructive sans s’effondrer. J’attends de mes collaboratrices qu’elles soient prêtes à se remettre en question, parce que c’est cela qui fait grandir. 

J’ai vraiment besoin que ma collaboratrice soit dans le bon mood, dans la même “lignée mindset” que moi. Car en devenant mon bras droit, elle va assumer une délégation de pouvoir. Et afin de lui confier un morceau de “mon bébé”, en tant que dirigeante, j’ai besoin d’être rassurée sur sa capacité à supporter la pression.      

J’ai également besoin que cela “connecte bien” entre mes équipes. Que nous soyons sur la même longueur d’ondes, que nous nous apprécions mutuellement. C’est essentiel afin de pouvoir établir cette indispensable relation de confiance.

Déléguer et responsabiliser ses collaborateurs

Anticiper en créant un process de délégation

A partir du moment où j’ai recruté la première personne de mon équipe, je me suis déjà laissé le temps d’expérimenter cette nouvelle fonction managériale. Clairement, l’idée était que si la délégation se passait dans de bonnes conditions avec cette première personne, je pourrais passer à un autre recrutement, et ainsi de suite…

Pour permettre à ma nouvelle Community Manager de remplir ses tâches au mieux, j’ai donc créé un document Notion afin de tout centraliser dessus. J’y ai détaillé précisément chaque étape permettant de mener à bien une tâche. 

J’avais bien conscience que le bon déroulé de cette première collaboration était crucial pour mon business, et j’ai fait en sorte de tout détailler afin de lui permettre d’accomplir ses missions au mieux. 

J’ai en quelque sorte créé un wiki: un espace de travail collaboratif centralisant toutes les informations nécessaires. Ainsi, je savais que si je souhaitais confier une nouvelle mission à une autre personne, je n’aurais pas réitérer le process. 

Au quotidien, et avec chacun de mes collaborateurs, nous avons donc aujourd’hui un tableau de bord qui permet de comprendre où en est chacun et ce qu’il lui reste à faire.

Savoir déléguer et former son équipe

Je me souviens avec tendresse de cette Tata Marie du mois d’avril 2021 qui était en PLS parce qu’elle devait confier sa création de contenu Instagram (ce qui représentait clairement ma zone de génie) à quelqu’un qu’elle devait recruter…

Cette Tata Marie-là a depuis bien évolué. Aujourd’hui, je confie ma création de contenu les yeux fermés à Céline ! Et tu sais quoi? Parfois, elle fait mieux que ce que moi, j’aurais fait ! Elle a un réel talent créatif, et c’est un bonheur de l’avoir à mes côtés.

Et puis, en plus de Céline, mon bras droit digital, Solenne, ma Business Manager, a rejoint le navire. J’ai pu (avec grand bonheur) lui laisser assumer les responsabilités administratives au sein desquelles elle excelle… Au-delà d’une assistante, c’est mon adjointe au quotidien. Grâce à sa présence, j’ai pu entreprendre pour ma société plusieurs projets qui seraient restés lettre morte sinon.

Enfin, Cindy est venue m’aider pour le Customer Care. Elle fait preuve de belles initiatives, et elle apporte chaleur humaine et connexions empathiques aux discussions avec mon audience…

Lou a pris en charge mon compte Pinterest. Très autonome, elle mène mon compte sur ce réseau vers une belle visibilité !

Et enfin, dernièrement, Anne nous a rejoint au montage des podcasts. Elle leur apporte la touche artistique et hyper pro qui leur manquait.

Comme tu peux le voir, chaque membre de mon équipe a toute sa place, et chacune d’entre elle met son talent et ses compétences au sein d’un même projet : mon entreprise. Nous sommes toutes portées par des valeurs communes, et c’est un vrai bonheur que de les avoir à mes côtés au quotidien.

Comment manager une équipe

Ces femmes sont toutes incroyables. Ce sont 5 talents qui contribuent de façon différente à la puissance de mon entreprise. Et ces 5 femmes permettent, chacune à sa façon, de décupler la puissance du business model d’Entrepreneure Ambitieuse.

Afin que la délégation se passe bien, je te conseille de créer des canaux de communication avec tes collaborateurs. Nous utilisons Slack. Cela permet d’avoir un canal pour l’équipe, et des canaux de relation directe avec moi pour faciliter les échanges au quotidien. 

Je te conseille d’avoir ainsi des canaux de communication spécifiques avec ton équipe. Cela permet un meilleur accomplissement des tâches, car ainsi on pourra se parler plus facilement, et donc on pourra déléguer de façon plus fluide. En partageant de temps en temps des informations uniquement aux membres de sa team, on renforcera également leur sentiment d’appartenance et d’accomplissement. Mes collaborateurs sont ainsi réguliers à me rendre des comptes. Mais en même temps, ce système permet de responsabiliser chaque individu de façon à valoriser et donc développer les compétences de chacun au maximum. 

Incarner la fonction de dirigeante grâce à la délégation

Ce qu’il y a de beau, dans la délégation, c’est qu’au-delà de nous permettre d’accomplir nos tâches à notre place, chacune de ces femmes apporte sa vision au sein de mon entreprise. Je ne suis plus “femme chef d’orchestre”. Je suis pleinement dirigeante et manager. J’incarne mes fonctions de prise de décision et de management des équipes. Et cela va au-delà de leurs compétences. 

Le fait de déléguer a ôté tous mes freins (conscients ou inconscients) et m’a fait entrer pleinement dans mon rôle de dirigeante CEO. J’ai pu ainsi notamment me dégager du temps pour moi, automatiser toutes les tâches qui pouvaient l’être, et upgrader ma fixation d’objectifs en envisageant des réseaux sociaux jusqu’alors négligés (comme Pinterest par exemple, que je n’aurais pu “habiter” que deux à trois ans plus tard si je ne l’avais pas délégué). 

Grâce à la délégation, des tâches urgentes ont pu être mieux gérer. En véritable chef de projet, chacune de ces femmes, chacune dans son domaine, a su tirer le meilleur parti du profil de la société Entrepreneure Ambitieuse quel que soit le domaine. 

Et c’est cela, le véritable atout de la délégation. Bien plus que de déléguer l’exécution de certaines missions, il s’agit d’une démarche qui parachève le processus d’expansion de notre entreprise, et qui nous élève. On n’est plus seulement dans le fait de se débarrasser de certaine tâche rébarbative. On est dans un nouveau système où la différence de chacun est richesse, et où 1 + 1 = 15. En tant que chef d’entreprise, on est ainsi plus confiant. Grâce à la sous-traitance, chaque mission a son équipier, et quant à nous, nous pouvons placer le focus sur notre zone de génie.  

Et toi, as-tu réussi à déléguer efficacement ?